שגרות ניהול אפקטיביות: כיצד Leader Standard Work משנה את חיי המנהלים
היום יותר מתמיד, כמעט בכל הארגונים שאנחנו מלווים, אנחנו נתקלים במנהלים שנראה כאילו הם רצים ממשימה למשימה, תמיד עמוסים ולא מצליחים לנהל את הזמן, לנהל באמת את העבודה ואת האנשים שתחת אחריותם. אנחנו פוגשים בעיות כמו חוסר יעילות, תקשורת לקויה, ניהול מרחוק ומופרד (דיסציפלינרי) וחוסר יכולת להתמקד במשימות החשובות באמת. כאן נכנסות לתמונה שגרות ועבודה סטנדרטית של המנהלים.
לאחרונה שמענו מנהל שספר לנו שהוא מגיע למשרד מוקדם בבוקר ומיד מתחיל לטפל במיילים שהצטברו מאתמול. מנסה לעזור לכולם, נכנס להמון פגישות שחלקן לא תוכננו מראש. אותו מנהל מסיים את היום בלי לדעת אם באמת התקדם במשימות החשובות. הוא מתאר תחושה של כיבוי שריפות ולא באמת ניהול.
דמיינו את אותו מנהל מתחיל את היום שלו עם סקירה של המשימות היומיות שלו, שכוללות סיור בשטח (Gemba Walk) פגישות קצרות עם צוותים מולטי דיסציפלינריים, בדיקת מדדי ביצוע, זיהוי וטיפול בפערים. הוא מקדיש זמן למשימות שיפור ומפתח את יכולות העובדים שלו. בסוף היום, הוא יודע שהוא השפיע, התקדם, קידם והוביל את הצוות שלו להצלחה.
Leader Standard Work – LSW הוא יצירת סטנדרטיזציה לעבודת הניהול, סט של שיטות ניהול חוזרות , כלים ומיומנויות שמתוקננים בשגרות היומיומיות והשבועיות של המנהל. המטרה של LSW היא להפוך את הניהול לעבודה סטנדרטית המבטיחה את מימוש מטרות הארגון: שיפור ביצועים, פיתוח והעצמת עובדים ועמידה בדרישות הלקוחות. LSW מאפשרת למנהלים בכל הרמות לשמור על פרקטיקות מערכתיות דרך סיורים בשטח (Gemba Walk) שיתוף פעולה בפגישות חוזרות, שמירה על חלון זמן הניהול מצומצם ככל שניתן, למימוש עקרון ה PDCA מעגלי בחינה, חניכה, למידה ובקרה קצרים ומהירים. זה כולל אחריות דו–כיוונית, כאשר המנהלים מוודאים שהעובדים מתקננים את עבודתם לפי התקנים שנקבעו.
LSW מסייע למנהלים להתמקד במה שחשוב, להיות יעילים יותר ולהפוך את הזמן העמוס שלהם לזמן מועיל. זה מאפשר להם להיות נוכחים ומעורבים בשטח, להבין את האתגרים של העובדים ולקדם תרבות של שיפור מתמיד. בסופו של דבר, LSW משנה את הדרך שבה מנהלים מתמודדים עם היום–יום שלהם ומאפשר להם להשיג תוצאות טובות יותר עבור הארגון ועבור הצוות שלהם.
השינוי המהותי ש LSW מייצר הוא מעבר מניהול ריאקטיבי, לניהול פרואקטיבי. זה מצריך מהמנהלים לפתח ולהשתמש בכלים ומיומנויות חדשות, דורש תמיכה ומעורבות של ההנהלה, יכול לכלול הכשרות, סדנאות ומשאבים נוספים. כל מנהל צריך להתאים את ה-LSW לצרכים הייחודיים שלו ושל הצוות שלו. המנהלים צריכים לעקוב אחר התוצאות ולהיות מוכנים לבצע שינויים ושיפורים רציפים ב LSW שלהם. LSW צריך להיות חלק מתרבות רחבה יותר של שיפור מתמיד בארגון. זה יכול לכלול פיתוח מנהיגות, חדשנות ולמידה מתמדת.
בסופו של דבר, LSW הוא כלי חזק שיכול לעזור למנהלים להיות יותר ממוקדים, יעילים ולהצליח.
אז איך בעצם מתחילים ליישם Leader Standard Work) LSW) ?
- הבנת הצורך: קודם כל, חשוב להבין את הצורך בשגרות (LSW) זה יכול להיות כדי לשפר את התקשורת, להגביר את היעילות, או לקדם תרבות של שיפור מתמיד.
- זיהוי משימות מנהיגות קריטיות: זיהוי המשימות היומיומיות והשבועיות החיוניות לתפקיד הניהולי שלך ושיכולות להיות מתוקננות, הקפידו על חלון זמן ניהול קטן ככל האפשר (דגימות קצרות ומהירות)
- יצירת SOP Standard Operation Procedure תבנית LSW : יצירת מסמך (תבנית) שמתאר את השגרות היומיומיות והשבועיות שלך באופן סטנדרטי, כולל פעילויות שמוסיפות ערך לארגון ותואמות למטרותיו.
- הטמעה ומעקב: מעקב אחר השגרות שהוגדרו בתבנית שלך. לבדוק באופן קבוע את הביצועים ולעדכן את ה LSW לפי הצורך
- שימוש בכלים ניהוליים: ודא שיש לך את הכלים הנכונים לניהול המשימות ולמעקב אחר התקדמותם.
- תקשורת והדרכה: תקשר את ה LSW לצוות שלך והקפד על הדרכה כדי שכולם יבינו את התהליך ואת המטרות שלו.
- הגדרת מדדי ביצוע: קבע מדדים שיעזרו לך למדוד את ההשפעה של ה LSW על הארגון שלך.
- מיקוד בשיפור מתמיד: תמיד לחפש דרכים לשפר ולהתאים את ה LSW לצרכים המשתנים של הארגון ושל הצוות שלך.
הצעדים הנ"ל הם צעדים ראשוניים, ויכולים להיות נקודת פתיחה טובה ליישום מוצלח של LSW. צריך לזכור שכמו כל תהליך יישום והטמעת שינוי , גם זה תהליך איטרטיבי ודורש תשומת לב והתאמה תדירה. מניסיוננו, LSW יכול לשנות לכם את החיים – בעבודה ומחוצה לה.
הצטרפו אלינו במסע השיפור האישי והארגוני
אם הנושא מעניין אתכם, ואתם סקרניים ללמוד עוד על שגרות ניהול אפקטיביות או שאתם מחפשים דרכים לייעל את הניהול היומיומי שלכם, נשמח לסייע. פנו אלינו להמשך למידה וייעוץ, וביחד נוכל לבנות תהליך שיעבוד בשבילכם ובשביל הצוות שלכם.
